MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

COS’E’ IL Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi?

E’ il documento, da adottare obbligatoriamente ai sensi delle Regole tecniche al Codice dell’Amministrazione Digitale DPCM 3 dicembre 2013, che detta l’insieme delle norme, direttive e procedure interne all’Ente. Nello specifico:

• le modalità di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, digitali e analogici, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti
• le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
• le responsabilità di tutte le strutture operative
• le informazioni necessarie ad un efficiente trattamento dei documenti, nel rispetto della normativa vigente in materia di trasparenza degli atti amministrativi, di tutela della privacy e delle politiche di sicurezza

Gruppo SE.CO.GES. accompagna l’Ente nel percorso di implementazione e adeguamento normativo del sistema di gestione documentale e dei procedimenti, fino alla realizzazione del Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell’archivio.

Il percorso per la realizzazione di questo strumento viene realizzato attraverso sopralluoghi, compilazione di schede di censimento e questionari, interviste ai vertici amministrativi, ai dirigenti e agli addetti, riunioni di lavoro e relazioni e può essere così sintetizzato:

• Analisi e normalizzazione del sistema informatico di protocollo e gestione documentale
• Struttura organizzativa del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
• Valutazione delle modalità di produzione, registrazione, classificazione, assegnazione, conservazione dei documenti digitali e analogici
• Analisi relative alla gestione del documento informatico: formati, tipi di firma, ecc.
• Analisi e valutazione della gestione della posta elettronica e della PEC
• Analisi e valutazioni in merito alla sicurezza informatica
• Valutazione dei documenti obbligatori da allegare al Manuale di Gestione
• Interventi riorganizzativi e redazione del Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e dei rispettivi allegati tecnico-archivistici

Gruppo SE.CO.GES., attraverso un team di figure professionali, esperte di archivistica, diritto amministrativo, diritto dell’informatica e information technology, supporta la Pubblica Amministrazione nella progettazione e realizzazione del nuovo sistema di gestione documentale informatico, inteso come sistema integrato di gestione dell’archivio corrente e di deposito, in grado di gestire la massa documentale, analogica e digitale, in un quadro chiaro e coerente, nel rispetto dei principi fondamentali dell’archivistica, dell’organizzazione, del record management e del workflow management.

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