Le soluzioni fornite quotidianamente da Se.Co.Ges. sono supportate da un’approfondita conoscenza in ambito giuridico e finanziario, conoscenza che consente di individuare di volta in volta la soluzione più conforme alle reali esigenze del cliente. Ciò significa anche che la moderna offerta di Se.Co.Ges.  nei confronti dei propri clienti non è orientata solo ai prodotti ed alla piattaforma tecnologica, ma prevede un ventaglio completo di soluzioni e di servizi indirizzati anche alla consulenza ed alla formazione.

In quest’ottica è nato il servizio di consulenza per la gestione documentale, per l’ottimizzazione dei processi aziendali e per la conservazione sostitutiva.

La gestione documentale è un sistema di digitalizzazione dei documenti aziendali e di profilazione degli stessi, finalizzata all’organizzazione razionale delle informazione aziendali ed alla condivisione delle stesse.  Ogni documento è a disposizione di tutti gli utenti interessati e sistemi di revisione rendono possibile la condivisione dello stesso tra più operatori.

L’ottimizzazione dei processi aziendali è la conseguenza naturale della gestione documentale. in quanto sfruttando la gestione dei documenti consente di riportare in modalità digitale i processi aziendali.
Si tratta solitamente dell’occasione, se non lo si è già fatto, di delineare i processi aziendali, analizzarli ed eventualmente ottimizzarli.  In questa fase infatti è solitamente possibile individuare le attività entrate a far parte della prassi aziendale ma antieconomiche per l’azienda e modificarle.
La gestione dei processi aziendali infatti è orientata, come i Sistemi di Gestione Qualità, al miglioramento continuo e deve essere vissuta come il percorso dell’azienda verso l’eccellenza.
Il sistema è fortemente apprezzato da coloro che organizzano e controllano il lavoro in quanto consente di semplificare la gestione e di evidenziare i punti critici da risolvere.
Ne trae comunque vantaggio anche il personale, che rileva solitamente una enorme semplificazione nell’attività di ricerca e nella tenuto sotto controllo delle attività assegnate, senza che le proprie abitudini lavorative vengano rivoluzionate, dato che il programma non è invasivo e si integra con i programmi aziendali esistenti.

Infine la conservazione documentale sostitutiva consente di eliminare definitivamente la carta, attribuendo valore probatorio al documento digitale.
La conservazione sostitutiva  sta trovando la sua massima diffusione nella gestione dei documenti con valenza fiscale, principalmente fatture e documenti di trasporto.

 Proseguendo sulla strada della flessibilità, il Gruppo Se.Co.Ges. ha reso unica la propria offerta consentendo al cliente di attuare il sistema di gestione e organizzazione documentale più adatto alla sua struttura.

 Sintetizzando, le possibilità offerte sono:

SOLUZIONE IN HOUSE:  implementazione di un sistema di gestione documentale, eventualmente anche di gestione dei processi aziendali e di conservazione sostitutiva di documenti direttamente presso la struttura del cliente;

SOLUZIONE IN OUTSOURCING: implementazione di un sistema di gestione documentale “light” e di conservazione sostitutiva di documenti totalmente gestito presso la struttura informatica e legale di Se.Co.Ges.

SOLUZIONE MISTA: implementazione di un sistema di gestione documentale ed eventualmente anche di gestione dei processi aziendali direttamente presso la struttura del cliente e gestione del processo di conservazione sostitutiva documentale in outsourcing.

 SOLUZIONE IN HOUSE

Questa soluzione è ideale per le aziende strutturate informaticamente che necessitano di un sistema che si integri con i programmi aziendali ottimizzando il flusso informativo aziendale.

Le vie di implementazione del progetto sono principalmente tre ed ognuna di esse può avere diversi gradi di sviluppo, a seconda delle esigenze dell’azienda.  Tali vie sono:

 SOLUZIONE IN OUTSOURCING

La soluzione in outsourcing è ideale per le aziende che non sono interessate ad implementare un sistema di gestione documentale diffuso e di gestione dei processi, ma che vogliono comunque sfruttare l’opportunità offerta dalla normativa di conservare i documenti fiscali solo in formato elettronico.
In questo caso il cliente non acquista alcun programma ma ha la possibilità di collegarsi via web ai server di Se.Co.Ges. ed utilizzare, tramite il proprio nome utente e password, un programma di gestione documentale “light”, con cartellinatura dei documenti, e di conservazione sostitutiva.
La sola attività che il cliente deve svolgere è di caricare i documenti, in quanto tutto il resto del processo di conservazione, comprese le relative responsabilità, sono delegate a Se.Co.Ges.

SOLUZIONE MISTA

Questa soluzione è pensata per le aziende che sono interessate ad implementare presso la propria struttura il sistema di gestione documentale (ed eventualmente anche di gestione del workflow) mentre preferiscono delegare ad un operatore esterno il sistema di conservazione sostitutiva.
In questo modo l’azienda può sfruttare totalmente in vantaggi derivanti dalla digitalizzazione dell’attività, senza implementare al proprio interno gli adempimenti imposti dalla normativa per l’eliminazione dei documenti fiscali cartacei.

Se.Co.Ges. accompagna il cliente nella fase di implementazione del sistema prescelto nelle seguenti attività: