Dal 2004 è possibile conservare i documenti con valenza fiscale, per esempio fatture, libri contabili, ecc…, esclusivamente in formato elettronico, eliminando quindi l’originale cartaceo in caso di documenti analogici, o addirittura evitando la materializzazione dei documenti, in caso di documenti elettronici. 
In estrema sintesi, la deliberazione del CNIPA afferma che il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, ed, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione dei documenti informatici o dell’immagine dei documenti analogici, su supporti ottici, o su qualsiasi altro supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, e termina con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

La deliberazione inoltre definisce chiaramente i compiti (che noi riteniamo essere i compiti minimi) del responsabile del processo di conservazione (art. 5).

Il DMEF specifica inoltre che, oltre a quanto previsto dalla deliberazione del CNIPA, i documenti con valenza fiscale devono soddisfare alcuni requisiti.
Per quanto riguarda la tenuta dei documenti informatici il Decreto specifica che questi ultimi devono:

• avere la forma di documenti statici non modificabili,
• devono essere emessi con l’apposizione del  riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità,
• devono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta;
• devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi

Per quanto riguarda la conservazione dei documenti informatici il Decreto riprende quanto previsto dal CNIPA aggiungendo due elementi:

• la marca temporale al posto del riferimento temporale
• la cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per gli altri documenti.

Per quanto riguarda invece la conservazione sostitutiva di documenti analogici (cartacei) con valenza tributaria il Decreto richiede:

• la memorizzazione dell’immagine, secondo le modalità previste per i documenti elettronici à inoltre, vale tutto quanto previsto per i documenti.

La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale.
L’impronta dell’archivio contabile informatico, con firma digitale e marca temporale, deve essere inviato una volta all’anno all’Agenzia delle Entrate, al fine di estenderne il valore nel tempo.
SERVIZI OFFERTI

• CONSERVAZIONE DOCUMENTI IN OUTSOURCING

Se.Co.Ges. assume il ruolo di Responsabile del Processo di Conservazione Sostitutiva per il Cliente attuando il sistema previsto dalla normativa ed assumendosene la responsabilità civile e penale.
Il servizio in outsourcing può essere sinteticamente così descritto:

• al  cliente viene fornito un software per l’archiviazione massiva dei documenti in comodato d’uso gratuito ed uno scanner;
• il cliente scannerizza le proprie fatture;
• il cliente inserisce in una griglia i dati richiesti per ogni documento (ragione sociale, numero fattura, data fattura, partita iva ecc.), che in seguito serviranno per le ricerche;
• il cliente invia i dati caricati, con un semplice click del mouse, al programma di gestione documentale installato presso i server di Se.Co.Ges.;
• il cliente mantiene comunque l’originale cartaceo dei documenti fino all’esecuzione del processo di conservazione, che viene eseguito da Se.Co.Ges., una volta all’anno, in seguito alla chiusura dell’esercizio (tale soluzione evita l’eccessivo irrigidimento del sistema contabile aziendale);
• il cliente ha accesso via web ad una zona a lui riservata, sui server Se.Co.Ges.,  per visionare, organizzare, modificare in qualsiasi momento i dati caricati relativi all’esercizio in corso;
• in seguito alla chiusura dell’esercizio, quando il cliente ha avuto la possibilità di controllare e sistemare tutti i propri documenti, Se.Co.Ges. si occupa di eseguire il processo di conservazione ed invia al cliente una copia del supporto ottico contenente l’archivio conservato.

E’ evidente che l’attività del cliente è molto limitata!  Per chiarire maggiormente tale concetto forniamo un elenco sommario degli oneri, non solo economici, dai quali, fruendo del servizio in outsourcing, il cliente viene sgravato, in quanto presi in carico da Se.Co.Ges., che assume il ruolo di Responsabile della Conservazione per conto del Cliente:

• implementazione della struttura hardware e dei sistemi di sicurezza indispensabili per la gestione di documenti delicati quali quelli fiscali; Se.Co.Ges. mette infatti a disposizione un server dedicato con sistema di salvataggio su server secondario e su cassette, armadi ignifughi per la custodia dei supporti ottici contenenti gli archivi informatici dei clienti (i master e le copie di sicurezza vengono custodite in locali ed in armadi separati), sistemi di protezione da attacchi esterni degli apparati, locali ad accessi controllati, un team di sviluppatori, tecnici e sistemisti in grado di intervenire in tempo reale sulle macchine;
• acquisto della licenza del programma di gestione documentale, dei moduli integrativi per una gestione completa della documentazione, del canone di aggiornamento del programma, del canone di assistenza;
• individuazione, all’interno della struttura, di una persona che abbia le competenze tecniche, legali e fiscali necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione e che abbia il tempo di mantenersi costantemente aggiornato. Tale persona deve inoltre accettare un  simile incarico, che comporta una responsabilità in ambito civile e penale;
• formazione del personale interno per l’utilizzo del programma  in autonomia;
• creazione del Manuale della Conservazione Sostitutiva, documento di enorme rilevanza che descrive in modo dettagliato il processo di conservazione, i sistemi di sicurezza, le persone coinvolte, i rapporti con l’Agenzia delle Entrate ecc.;
• aggiornamento del Manuale della Conservazione;
• gestione delle marche temporali, delle firme digitali e dei relativi certificati;
• verifiche periodiche di leggibilità dei supporti.

• SCANSIONE DOCUMENTI IN OUTSOURCING

Qualora il Cliente non abbia la possibilità o ritenga inopportuno eseguire l’attività di scansione dei documenti, e quindi anche della relativa indicizzazione, all’interno della propria struttura, ha la possibilità di delegare tale attività a Se.Co.Ges..
In questo caso non è però possibile fornire una offerta economica senza eseguire in via preventiva un sopralluogo presso il Cliente stesso. E’ infatti necessario:
-           analizzare il programma gestionale utilizzato dal Cliente per l’emissione delle fatture attive;
-           visionare i documenti per:
A.         valutare lo stato degli stessi (tipologia di carta, dimensioni, qualità della stampa, fascicolatura, graffette metalliche ecc.)
B.         analizzare il formato degli stessi, indispensabile per stabilire il livello di automatismo ottenibile nell’attività di indicizzazione.
Eseguito il sopralluogo, Se.Co.Ges. è quindi in grado di emettere un preventivo di spesa.

• IMPLEMENTAZIONE SISTEMI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA

Se.Co.Ges. supporta i propri clienti nella implementazione di sistemi di fatturazione elettronica, sia da un punto di vista tecnico che legale, al fine di sfruttare l’enorme risparmio in termini di tempi e costi, garantito dalla digitalizzazione dei processi aziendali.

• INDICIZZAZIONE DEI DOCUMENTI IN OUTSOURCING

Il Cliente può anche decidere di eseguire internamente la scansione dei documenti e delegare a Se.Co.Ges. la sola indicizzazione. 
Anche in questo caso è necessario un sopralluogo per i motivi descritti al punto precedente, al fine di emettere un preventivo di spesa

• INDICIZZAZIONE AUTOMATICA E SEMI-AUTOMATICA

Qualora il Cliente decida di eseguire la scansione dei documenti e la relativa indicizzazione all’interno della propria struttura ha la possibilità di richiedere un’analisi tecnica on site per valutare possibili soluzioni di acquisizione automatica dei dati (documenti e indici) dai gestionali aziendali.

• SOLUZIONI PER AS400

Qualora il Cliente utilizzi AS400 (o altri software che emettono documenti su moduli pre-stampati) è possibile installare un apposito modulo in grado di catturare lo spool di stampa.  Tale programma intercetta l’output del programma ed invece di inserirlo sul modulo prestampato lo collega allo stesso modulo in formato digitale.  Il documento digitale risulta quindi identico a quello stampato. 

• ARCHIVIAZIONE DIGITALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA INTERNA

Qualora il Cliente decida di implementare il processo di archiviazione digitale e conservazione sostitutiva all’interno della propria struttura, viene supportato da Se.Co.Ges. nell’implementazione del progetto sia da un punto di vista legale che da un punto di vista tecnico.  Sintetizzando, gli step da seguire sono:

• definizione delle tipologie documentali da conservare e, in base a tale scelta, l’implementazione dell’intero sistema di conservazione (Manuale della Conservazione, incarichi al Responsabile, sostituto e delegati, definizione modalità operative, definizione criteri di controllo ecc.),
• valutazione costi/benefici di sistemi di emissione di documenti informatici (es. fatturazione elettronica),
• formazione del personale,
• selezione di un programma di gestione documentale e di conservazione sostitutiva che, per funzionalità e costi, sia adatto alle esigenze del cliente,
• analisi tecnica della struttura informatica, con particolare attenzione alla sicurezza.

• CONSERVAZIONE DOCUMENTI DIVERSI DA FATTURE ATTIVE E PASSIVE

Qualora il Cliente desideri eseguire la conservazione sostitutiva di documenti particolari,  Se.Co.Ges. è disponibile ad eseguire uno studio personalizzato per individuare le eventuali normative a cui tali documenti sono assoggettati, valutare le soluzioni tecnologiche per implementare il sistema di conservazione, interna o in outsourcing, ed emettere una relazione sulle possibili soluzioni e sui relativi costi.

• ELIMINAZIONE DEGLI ARCHIVI CONTABILI CARTACEI RELATIVI A PERIODI DI IMPOSTA CHIUSI

Se.Co.Ges. offre anche un servizio di digitalizzazione e conservazione sostitutiva di documenti, fiscali e non,  relativi a periodi di imposta chiusi.
Di seguito gli step semplificati del servizio:
-           scansione dei documenti e indicizzazione degli stessi
-           analisi del sistema gestionale aziendale al fine di valutare forme di acquisizione automatica di indici
-           indicizzazione dei documenti già in formato elettronico
-           macerazione del cartaceo
-           predisposizione Manuale della Conservazione e ulteriori adempimenti.

• BACK UP REMOTO DEI DOCUMENTI

Il Cliente può richiedere a Se.Co.Ges. di eseguire un back up remoto dei dati archiviati e/ o dei dati conservati.
Nel caso in cui la richiesta sia relativa ai dati archiviati, Se.Co.Ges. esegue, in notturno, l’allineamento tra il programma di gestione documentale del Cliente e il server centrale di Se.Co.Ges.. In caso di perdita dei documenti caricati il Cliente può richiedere il ripristino dei dati salvati fino al giorno precedente.
Qualora il Cliente richieda invece il back up remoto dei dati conservati, Se.Co.Ges. entra in possesso di una delle copie di sicurezza e le conserva all’interno dei propri armadi ignifughi.

LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO

• D.Lgs. 82/2005 “Codice dell’amministrazione digitale”

Il Decreto è volto ad assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità delle informazioni in modalità digitale, a mezzo di adeguate tecnologie dell’informazione e della comunicazione, all'interno della pubblica amministrazione e nei rapporti tra amministrazione e privati.
 Il Decreto stabilisce inoltre che le disposizioni concernenti i documenti informatici, le firme elettroniche, i pagamenti informatici, i libri e le scritture e quelle relative alla formazione, gestione, conservazione e trasmissione dei documenti informatici si applicano anche ai privati.
In particolare, il Decreto stabilisce che “I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo …”

• Deliberazione AIPA n. 42/2001 “Riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico” e successiva delibera CNIPA 11/2004.

La Deliberazione detta le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico:

• Modalità di conservazione di documenti informatici e analogici,
• Responsabile della conservazione,
• Obblighi di esibizione.

• Decreto del Ministero delle Finanze 23 gennaio 2004 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.

Il DM detta le regole aggiuntive da applicare per la emissione di documenti fiscali informatici e per la conservazione dei documenti con valenza fiscale in modalità digitale.
Il DM non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle Dogane.
L’esclusione riguarda solo i documenti propri di determinazione dei diritti doganali e delle accise, inclusa la dichiarazione annuale di consumo ; non le fatture che assolvono ad una diversa funzione probatoria e di controllo.

• Decreto legislativo nr. 52/2004 “Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA”.

Apporta modifiche al DPR 633/72  (istituzione e disciplina dell’Imposta sul Valore Aggiunto) introducendo le disposizioni relative alla fatturazione elettronica.

• Circolare Agenzia delle Entrate nr. 45/E del 19/10/2005 relativa al succitato Decreto legislativo nr. 52/2004 à relativa principalmente alla fatturazione elettronica.

• Circolare Agenzia delle Entrate 36 del 06/12/2006 à relativa principalmente alla conservazione sostitutiva

Esistono poi documenti integrativi, tra cui vale la pena di citare: