Il servizio offerto da Se.Co.Ges. in materia di protocollo informatico è volto all’implementazione delle procedure tecniche necessarie per il rispetto della normativa di settore, dalla fase di acquisto ed installazione del software alle modalità di utilizzo del software stesso, ed alla redazione del manuale di gestione del protocollo informatico, il quale costituisce lo strumento fondamentale di mappatura dei flussi documentali dell’ente.

In particolare, una volta scelto ed installato il software di protocollo, le attività che verranno svolte inerenti il protocollo informatico sono le seguenti:

• redazione e periodico aggiornamento del Manuale di Gestione del Protocollo Informatico in base alle caratteristiche determinate dalla legge;
• predisposizione di procedure tecniche ed organizzative che effettuino (almeno una volta ogni cinque anni… meglio ancora se con una maggiore frequenza) la migrazione su altri supporti dei dati salvati su supporto informatico;
• predisposizione di una procedura che riversi, al termine della giornata, il registro giornaliero informatico di protocollo su supporti informatici di memorizzazione non riscrivibili, i quali siano conservati da un responsabile diverso dal responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti;
• predisposizione modalità di utilizzo, che consentano di indicare gli estremi di un eventuale provvedimento di differimento dei termini di registrazione di un documento;
• utilizzo di procedure che consentano all’Ente di registrare l’impronta informatica di un documento eventualmente trasmesso in forma digitale;
• predisposizione di un registro delle operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;
• impostazione dei profili di autorizzazione, in modo da distinguere le abilitazioni alla consultazione, all’inserimento ed alla modifica delle informazioni, consentendo così la formazione di un protocollo riservato;
• pubblicazione del  Manuale di Gestione del Protocollo Informatico sul sito internet, mettendolo a disposizione dei cittadini anche in forma cartacea;
• verifica dell’effettivo svolgimento di tutte le procedure certificate sul Manuale;
• programmazione ed erogazione corsi di formazione inerenti il passaggio dal protocollo informatizzato a quello informatico;
• verifica ed eventualmente predisposizione della comunicazione al sito www.indicepa.gov.it delle informazioni inerenti la struttura organizzativa dell’ente, le Aree Organizzative Omogenee ed i relativi indirizzi di posta elettronica;
• verifica ed eventualmente predisposizione della comunicazione al CNIPA all’indirizzo opa@cnipa.it, del nominativo e dei recapiti del soggetto cui, nell’ambito della struttura pubblica, può farsi riferimento.

La struttura verrà inoltre predisposta per poter avviare in futuro piani di conservazione sostitutiva.