PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DOCUMENTALE

Il procedimento di conservazione sostitutiva documentale ha lo scopo di sostituire l’onerosa conservazione cartacea dei documenti archiviati dagli enti con la conservazione in formato digitale..
In particolare esistono due diverse procedure a seconda che si tratti di documenti analogici o digitali:

per i documenti analogici, Se.Co.Ges. supporta gli enti nella implementazione di un sistema di conservazione sostitutiva, che consenta all'ente di trasformare i documenti analogici in digitali e di adottare le misure previste per la gestione documentaria solo per questi ultimi.
Gli originali analogoci, che non possono essere eliminati, possono venire stoccati, senza procedere alle relative operazioni di archiviazione.
per i documenti digitali, Se.Co.Ges. supporta gli enti nella implementazione di un sistema conservazione esclusivamente digitale degli stessi.

Se.Co.Ges. è quindi in grado di implementare il sistema di conservazione sostitutiva dei documenti consentendo così all’ente di eliminare il cartaceo e di operare ingenti risparmi.
Tale procedimento di conservazione sostitutiva si pone inoltre come uno dei tasselli della digitalizzazione dell’intero processo documentale dell’ente, di cui gli altri sono: il protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali sulla base dei procedimenti amministrativi gestiti dall’ente.
Tale servizio viene erogato, previa autorizzazione della Soprintendenza Archivistica, nel rispetto della normativa vigente.
I servizi offerti nell’ambito della digitalizzazione sono vari e spaziano dalla conservazione sostitutiva (ossia conservazione, con valore legale, in formato digitale ed eliminazione della carta) alla semplice digitalizzazione ed archiviazione senza valore legale dei documenti (ossia trasferimento dei documenti su supporto digitale solo a fini di organizzativi e conservazione del supporto cartaceo). Segue una panoramica dei servizi.

SERVIZI OFFERTI

STUDIO DI FATTIBILITA’ PER LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Se.Co.Ges. esegue studi specifici per le diverse tipologie documentali, al fine di individuare:

normativa di riferimento,
best practices,
iter burocratici (uffici, autorizzazioni ecc.),
soluzioni tecniche,
costi (acquisto apparecchiature, formazione, tempi, modifica procedure ecc.),
vantaggi, soprattutto in termini di risparmio di denaro e di tempo.

In base al risultato di tale analisi l’ente è in grado di valutare la convenienza o meno di implementare un sistema di conservazione sostitutiva documentale.

IMPLEMENTAZIONE SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE DIGITALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELL’ARCHIVIO CORRENTE ANALOGICO ED EVENTUALMENTE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO ANALOGICO

Qualora il Cliente decida di implementare il processo di archiviazione digitale e conservazione sostitutiva, viene supportato da Se.Co.Ges. nell’implementazione del progetto, sia da un punto di vista legale che da un punto di vista tecnico. Sintetizzando, gli step da seguire sono:

definizione delle tipologie documentali da conservare e, in base a tale scelta, l’implementazione dell’intero sistema di conservazione (Predisposizione delle dovute richieste di autorizzazione, predisposizione del Manuale della Conservazione, incarichi al Responsabile, sostituto e delegati, definizione modalità operative, definizione criteri di controllo ecc.),
valutazione costi/benefici di sistemi di emissione di documenti informatici,
formazione del personale,
selezione di un programma di gestione documentale e di conservazione sostitutiva che, per funzionalità e costi, sia adatto alle esigenze del cliente o upgrade delle funzionalità dei programmi già presenti presso l’ente,
analisi tecnica della struttura informatica, con particolare attenzione alla sicurezza.
DIGITALIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI / DELLE PROCEDURE INTERNE

Un metodo per ridurre la produzione di carta in un ente pubblico è la produzione di documenti digitali sin dall’origine, che non debbano quindi essere materializzati. L’utilizzo di tali documenti trova pieno sviluppo nei procedimenti amministrativi (o procedure interne) digitalizzati.

Se.Co.Ges. affianca l’ente per:

individuare i procedimenti amministrativi (o procedure interne) la cui digitalizzazione può offrire i maggiore vantaggi, per l’ente e per i cittadini;
mappare tali procedimenti e, in collaborazione con l’ente, individuare possibili spazi per l’ottimizzazione degli stessi;
digitalizzare tali procedimenti;
gestire, come previsto dalla normativa, i documenti che ne derivano;
valutare la validità, da un punto di vista legale, dei documenti digitali ricevuti / emessi e individuare le modalità di gestione degli stessi;
erogare formazione ai dipendenti dell’ente in ambito di gestione documentaria e di digitalizzazione.
SCANSIONE ED INDICIZZAZIONE DEI DOCUMENTI IN OUTSOURCING

Qualora il Cliente non abbia la possibilità o non ritenga opportuno eseguire l’attività di scansione dei documenti, e quindi anche della relativa indicizzazione, all’interno della propria struttura, ha la possibilità di delegare tale attività a Se.Co.Ges..
Se.Co.Ges., tramite partner specializzati nell’attività di digitalizzazione, si occupa di:

Ritiro documenti presso gli archivi del cliente;
Normalizzazione (bonifica documenti ante scansione da graffette, fascicolatori, ecc.) ;
Scannerizzazione documenti;
Indicizzazione documenti;
Consegna al cliente di supporti ottici auto consistenti o upload diretto sui server dell’Ente;
INDICIZZAZIONE AUTOMATICA E SEMI-AUTOMATICA

Qualora il Cliente decida di eseguire la scansione dei documenti e la relativa indicizzazione all’interno della propria struttura, ha la possibilità di richiedere un’analisi tecnica on site per valutare possibili soluzioni di acquisizione automatica dei dati (documenti e indici) dai gestionali in uso presso l’Ente.