PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

GESTIONE DOCUMENTALE E DEL WORKFLOW

La gestione dei documenti e dei relativi flussi, sulla base dei procedimenti amministrativi gestiti dall’ente, rientra, insieme al protocollo informatico ed alla conservazione sostitutiva, nell’ambito della cosiddetta “digitalizzazione” della Pubblica Amministrazione.

I servizi offerti in tale settore sono altamente personalizzati in base alle esigenze specifiche dell’ente. Per dare un’idea dell’attività di Se.Co.Ges. segue, come per la conservazione sostitutiva, un breve elenco dei servizi offerti:

SERVIZI OFFERTI

ANALISI PREVENTIVA DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI

Se.Co.Ges. affianca l’ente nella mappatura dei procedimenti amministrativi, andando a definire, per ciascuno:

le tipologie documentali,
gli attori dei processi,
gli input che danno inizio al procedimento,
le singole attività che costituiscono l’intero procedimento,
gli utenti, i ruoli, le figure professionali, le mansioni,
le autorizzazioni,
i possibili automatismi,
ecc.

Tali elementi variano di volta in volta in base alla peculiarità di ogni ente. Con questa analisi è possibile individuare le opportunità di ottimizzazione dei procedimenti, per mezzo di appositi strumenti informatici, ed i relativi costi e, quindi, valutare in modo ponderato se avviare o meno la soluzione proposta.

IMPLEMENTAZIONE SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE DIGITALE E DI GESTIONE INFORMATIZZATA DEI PROCEDIMENTI DELL’ENTE

Qualora l’ente decida di implementare il processo di archiviazione digitale, ossia digitalizzazione dei documenti a scopo organizzativo, e di gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi, Se.Co.Ges. supporta l’ente nell’intera attività di implementazione del progetto.
In linea di massima, gli step da seguire sono:

Individuazione, tra i procedimenti “critici”, ossia procedimenti che maggiormente impegnano il personale, spesso con attività ridondanti ed a basso valore aggiunto, del “progetto pilota”, ossia del primo procedimento da informatizzare.
Valutazione di prodotti per la gestione documentale e del workflow già presenti sul mercato e studio di fattibilità per lo sviluppo di una soluzione ad hoc, ossia progettata e sviluppata esclusivamente in base alle esigenze dell’ente; in alcuni casi infatti si è dimostrato più conveniente lo sviluppo personalizzato, a causa della specificità delle esigenze, in altri, invece, i prodotti presenti sul mercato rispondevano quasi perfettamente ai requisiti dell’ente.
Valutazione delle apparecchiature hardware presenti e di eventuali integrazioni.
In caso di acquisto di un prodotto esistente, supporto nella scelta e nella installazione e configurazione dello stesso.
In caso di sviluppo personalizzato, messa a disposizione di un team di analisti e sviluppatori e di un capo progetto di riferimento, che, lavorando a stretto contatto con il personale dell’ente, progetta e sviluppa la soluzione perfettamente rispondente ai requisiti in ingresso.
Impostazione dei sistemi automatici o semiautomatici di archiviazione digitale dei documenti attivi e passivi.
Supporto nella delineazione dei flussi e nella successiva relativa informatizzazione.
Formazione del personale.
Eventuale studio di fattibilità e avvio del procedimento di conservazione sostitutiva (si veda la relativa scheda tecnica).

SCANSIONE ED INDICIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO O DELL’ARCHIVIO STORICO IN OUTSOURCING

Qualora il Cliente non abbia la possibilità o non ritenga opportuno eseguire l’attività di scansione dei documenti, e quindi anche della relativa indicizzazione, all’interno della propria struttura, ha la possibilità di delegare tale attività a Se.Co.Ges..
Se.Co.Ges., tramite partner specializzati nell’attività di digitalizzazione, si occupa di:

Ritiro documenti presso gli archivi del cliente;
Normalizzazione (bonifica documenti ante scansione da graffette, fascicolatori, ecc.) ;
Scannerizzazione documenti;
Indicizzazione documenti;
Consegna al cliente di supporti ottici auto consistenti o upload diretto sui server dell’Ente;
INDICIZZAZIONE AUTOMATICA E SEMI-AUTOMATICA

Qualora il Cliente decida di eseguire la scansione dei documenti e la relativa indicizzazione all’interno della propria struttura, ha la possibilità di richiedere un’analisi tecnica on site per valutare possibili soluzioni di acquisizione automatica dei dati (documenti e indici) dai gestionali in uso presso l’Ente.